Étude de cas
Bas-Saint-Laurent
LES DÉFIS
du CAB
Des tarifs complexes au multi-menus !
Voici un résumé du travail accompli sur l'intranet personnalisé du CAB de la Vallée de la Matapédia.
Tarifs
Tarifs complexes avec plusieurs exceptions aux tarifs de base.
Menus
Plusieurs menus en même temps
Popote
Menus mensuels avec des rapports de livraison hebdomadaire
Transports
Assigner seulement les bénévoles disponibles pour ce transport
Routes de livraison
Optimisées par Google Map pour moins de kilométrage
Tableau de bord
Clients
Liste et fiche
Le gestionnaire de clients permet de garder toutes les informations d'un client, à la même place, même si celui-ci utilise plusieurs services.
La liste affiche l'ensemble des clients avec un système de recherche permettant de rechercher par certains critères : mots-clé, municipalités, services utilisés, etc.
La fiche rassemble plusieurs sections permettant d'avoir une panoplie d'informations pertinentes à propos du client :
- Les services utilisés
- Les informations générales
- Les contacts en cas d'urgence / intervenants
- Les crédits au compte
- Les notes
- Les fichiers
- L'historique
Clients
Volets services
Volet popote
Le volet popote roulante permet d'ajouter les informations spécifiques du client pour ce service :
- Allergies
- Note sur la diète
- Note pour la livraison des repas
- Routes de livraison
- Diabète
- Etc.
Bénévoles
Liste et fiche
Popote
Menu
Menu mensuel
Notre menu mensuel permet normalement de sélectionner 1 soupe, 1 repas et 1 dessert, pour chaque journée de livraison. Pour ce projet, il fallait pouvoir avoir 2 repas différents, pour chaque journée, sans soupe, ni dessert. Nous avons donc ajuster le menu pour correspondre à ces besoins.
À partir du menu mensuel, il est possible d'annuler une journée de livraison (x) ou de la déplacer à un autre jour (flèche).
Menu mensuel différent selon la route
Un défi de ce projet était de pouvoir avoir plusieurs menus pour le même mois puisque les repas livrés sont différents dépendamment de la route.
Afin de répondre à ce besoin, nous avons créer des divisions qu'il est maintenant possible de sélectionner :
- À la création du menu
- À la création de la route
Cela nous permet de faire la liaison et d'afficher les bons menus dans les commandes de chaque client en fonction de leur route de livraison.
3e repas disponible tous le mois
Une demande spéciale de l'équipe du CAB était de pouvoir ajouter la possibilité de commander un 3e repas, qui est toujours le même, à tous les jours.
Afin de ne pas avoir à le choisir manuellement dans chaque journée du menu, nous avons ajouter une option, à la création du menu, de pouvoir choisir son 3e repas qui affiche, à tous les jours, dans les commandes, automatiquement.
Popote
Horaires
Horaires de livraison
Les horaires permettent d'assigner un chauffeur (et un baladeur, si désiré) pour chaque journée de livraison, de chaque route.
Pour les chauffeurs qui font les mêmes livraisons, chaque semaine, il est possible de mettre des récurrences pour qu'ils soient automatiquement assignés, chaque semaine.
Il est possible d'envoyer les listes de livraison, par courriel, au chauffeur ou de télécharger les besoins de repas chauds et/ou congelés pour la semaine, ou pour chaque journée/ chaque route.
Liste de livraison
Nous générons normalement une liste de livraison pour chaque route, à chaque jour.
Afin de s'adapter aux besoins du CAB, nous avons générer les feuilles de livraison hebdomadaires.
**Les informations des clients ont été masquées.**
Popote
Routes de livraison
Le système des routes de livraison permet d'assigner tous les clients de la popote roulante sur différentes routes. Le client peut ajouter un nombre illimité de routes et ajouter le nombre de clients qu'il souhaite sur chacune d'entre elles.
Chaque route peut ensuite être optimisée par Google Map dans le but d'avoir un trajet avec le moins de kilométrage possible.
Le client a toujours la possibilité de modifier l'ordre manuellement si la proposition de Google ne lui convient pas.
En fonction de la configuration des routes, le système créera automatiquement les listes de livraison en fonction des commandes et des absents, pour chaque livraison.
**Notez que les noms et adresses sur les maquettes sont des données fictives**
Indemnisation chauffeur
Nous offrons normalement une indemnisation pour le chauffeur au kilométrage. Afin de s'adapter au besoin de notre client, nous avons ajouter la possibilité d'avoir une indemnisation avec un montant fixe + un montant au kilométrage ou un montant fixe + un montant par cabarets livrés.
Chaque route peut avoir une indemnisation différente. Ces informations sont reconduites dans notre option qui permet de faire le remboursement au bénévole pour ses livraisons.
Popote
Plats chauds et congelés
Gestion des plats chauds
La liste des plats permet de voir tous les plats qui ont été ajoutés avec les détails des prix et note. À partir de la liste, il est facile de cliquer pour ajouter / modifier / supprimer un plat.
Lors de l'ajout d'un plat, vous pouvez indiquer le nom, les prix, cocher les allergènes et inscrire une note.
Lors de la modification d'un plat, vous pouvez, en plus, voir l'historique des prix pour ce plat.
Gestion des plats congelés
Les plats congelés fonctionnent exactement comme les plats chauds sauf qu'il est possible d'ajouter un nombre en inventaire.
Popote
Commandes manuelles de repas chauds
Les commandes de repas chauds pour ce CAB sont des commandes mensuelles et manuelles.
La liste des commandes permet de filtrer par route et de changer de mois au besoin. Il est donc possible de faire les commandes du mois de mars et du mois d'avril, en même temps, si le menu est configuré.
Il est également possible de rapidement rechercher un client en inscrivant son nom dans le champ de recherche.
La fiche permet de sélectionner les repas désirés pour chaque journée de livraison. Il est possible de commander des quantités différentes pour chacun des 3 repas suggérés.
Le total se calcul automatiquement et un bon de commande est créé à l'enregistrement de la commande.
Il est toujours possible de modifier la commande en modifiant les quantités ou en annulant une journée.
Option repas congelés
Il est possible d'ajouter, directement à la commande mensuelle, des repas congelés pour chaque client.
Popote
Commandes de repas congelés
La commande de repas congelés permet de faire une sélection de repas parmi tous les repas congelés se trouvant dans le gestionnaire de repas.
Contrairement au repas chauds, il n'y a pas de menu, tous les repas sont toujours disponibles.
Le total se calcul automatiquement en fonction des prix des plats et il est possible de sélectionner la journée de livraison souhaitée.
Inventaire
Grâce à l'inventaire des repas, il n'est pas possible de commander plus de repas que ce qu'il y a en stock.
Les repas en rupture d'inventaire affichent en gris et ne sont pas commandables.
Lors de l'ajout de quantité, le chiffre change de couleur lorsqu'il atteint la quantité en stock.
Lors de l'annulation d'une commande, les quantités des plats annulées, retournent automatiquement dans l'inventaire.
Allergènes
Lors de la sélection d'un client, si celui-ci a des allergies qui sont compatibles avec les allergènes des plats, une alerte affiche à côté du nom du plat, indiquant qu'on ne doit pas commander ce repas pour ce client.
Services offerts
L'option des services offerts permet d'ajouter 100% des services rendus par l'organisme ainsi que le nombre d'heures de bénévolat rattaché à chaque service. Cela permet ensuite de générer les statistiques annuelles sur le nombre d'actions bénévoles effectué ainsi que le nombre d'heures de bénévolat.
Services offerts
Services offerts (Actions bénévoles)
Vous pouvez facilement ajouter un service rendu en indiquant les clients qui ont reçu le service et les bénévoles qui l'ont effectué.
Vous pouvez également ajouter le nombre d'heures, le nombre d'actions bénévoles totales, les autres personnes rejointes (si pas membre de l'organisme) et même le kilométrage, s'il y a lieu. Les services peuvent être offerts à des clients, sans bénévole ou être rendus par des bénévoles, sans client (Cuisiner les repas, par exemple)
Les services peuvent être classés par catégories et sous-catégories. L'organisme peut facilement ajouter des catégories, sous-catégories et services, par elle-même.
Par exemple :
- Catégorie : Administration
- Sous-Catégorie : Conseil d'administration
- Service : Rencontre du CA
Services offerts
Statistiques
Les statistiques des actions bénévoles offrent 3 grosses catégories de statistiques dans lesquelles nous retrouvons plusieurs autres filtres afin de répondre à tous les besoins en statistiques.
Pour chaque sélection, il est possible d'avoir un PDF du graphique et des données pour les filtres actifs.
Par période
Dans la sélection par période, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix de la période : Cette semaine, la semaine passée, ce mois-ci, le mois dernier, cette année, l'année passée
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour la période choisie
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par services
Dans la sélection par services, nous retrouvons les filtres suivants :
- Catégorie : Voir uniquement les statistiques de tous les services de cette catégorie
- Sous-catégorie : Voir uniquement les statistiques des services de cette sous-catégorie
- Par services : Voir les statistique d'un service en particulier
- Statistiques des clients (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par trimestre
Dans la sélection par période, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix du trimestre
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour le trimestre choisi
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Rapports
Rapports Standards
Rapports Standards
Horaire hebdomadaire de la livraison de la popote
Permet d'avoir, sur papier, l'horaire hebdomadaire des chauffeurs et baladeurs pour la popote roulante.
**Les noms des bénévoles ont été masqués**
Besoins de repas chauds
Permet de connaître la quantité nécessaire, pour chaque plat du menu, pour répondre à toutes les commandes de la semaine.
Besoins de repas congelés
Ce rapport donne le cumulatif de chaque plat congelé commandé afin de pouvoir préparer les commandes pour une journée ou pour une semaine, selon la sélection.
Exportation des remboursements aux bénévoles des transports
Il est possible d'exporter en excel ou en PDF le rapport de remboursements pour un bénévole faisant de l'accompagnement transport.
Exportation des remboursements des bénévoles de la popote roulante
Il est possible d'exporter en PDF ou excel, le rapport de remboursement pour un chauffeur effectuant de la livraison pour la popote roulante.
Exportation des bons de commande en PDF
Il est possible d'exporter le bon de commande en PDF pour tous besoins nécessitant le montant dû pour la semaine en cours, avant de générer la facture.
Exportation des statistiques
Il est possible d'exporter en PDF les graphiques de statistiques se trouvant dans la page Exporter des statistiques.
La page offre des statistiques sur les clients, bénévoles, demandes de transport, popote roulante et les actions bénévoles.
Exportation de la facture
Il est possible de télécharger les factures en PDF pour pouvoir les imprimer et conserver les fichiers.
Exportation des jumelages
Dans la fiche du client, il est possible d'exporter un rapport de l'historique de ses jumelages pour le service des visites et appels d'amitié.
Rapports
Rapports personnalisés
Rapports personnalisés
Rapport de raccompagnement par programme
Le rapport de raccompagnement par programme permet, selon une plage de dates choisies, de sortir la liste complète des transports qui sont payés par un des 17 payeurs organisme (programme). Il permet d'avoir le montant total à facturer au payeur en plus de détailler ce montant par client.
*Les noms des clients et des lieux qui permettaient d'identifier un client ont été masqués.
Rapport de raccompagnement par client
Le rapport de raccompagnement par clients permet de connaître le montant à facturer à tous les clients qui ont reçu le service de transports au moins une fois pendant la période choisie (plages de dates variables).
**Les noms des clients et des bénévoles ont été masqués.**
Cumulatif de la conciliation des bénévoles
Un rapport qui permet de voir le montant à rembourser aux bénévole pour une période choisie.
Cela regroupe les accompagnements transport ainsi que les livraisons de repas de la popote.
Ce rapport permet d'avoir tous les montants dans un même fichier.
**Les noms des bénévoles ont été masqués**
Liste de livraison personnalisée
Nous avons reproduit la liste de livraison qui était utilisé par les bénévoles avant la mise en place de la plateforme.
- format hebdomadaire
- identification du repas (1, 2 ou 3)
- Séparation des clients par région
- Cumulatifs dans le bas
*Les informations des clients (Nom, adresse, téléphone, notes) ont été masqués
Rapports
Page rapports
Choix des colonnes
Il est possible de choisir les colonnes désirées dans le rapport excel en les sélectionnant dans la section champs. Chaque petit rectangle bleu représente une colonne dans le fichier excel.
Exemple
Il est possible de, par exemple, sortir un rapport avec seulement les champs prénom, nom et courriel des clients.
**Notez que les noms et courriels sont fictifs**
Filtres
Selon le type de rapport souhaité, nous offrons plusieurs options de filtre :
- Plage de dates
- Statut
- Point de rendez-vous
- Municipalité
- Client
- Bénévoles
- Date de naissance
- Services
- Etc.
Remboursement aux bénévoles
Bénévoles de la popote roulante
Le même système est utilisé pour les remboursements des chauffeurs pour la livraison de la popote roulante.
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période. Toutes les livraisons effectuées par le chauffeur pendant cette période afficheront, dans le bas.
Le montant à rembourser, pour chaque livraison, se calcul en fonction des clients qui sont sur la route (kilométrage total) et de l'indemnisation configurée pour chaque route.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les livraisons qui ont été remboursées
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Exporter en Excel ou en PDF
Bons de commande
Un bon de commande est créé automatiquement lors de la création d'une demande de transport ou d'une commande de repas chauds ou congelés. Pour la facturation mensuelle, les bons de commandes se mettent à jour automatiquement si une demande de transport s'ajoute, dans le même mois ou si une journée dans la commande de repas chauds est annulée. À la fin du mois, le bon de commande est prêt à être générer en facture.
Bons de commande
Liste des bons de commande
La liste des bons de commande permet de voir la totalité des bons créés avec les informations de base : # du bon de commande, nom du client, payeur, mois, montant à facturer, le service et le statut
À partir de la liste il est possible de faire des actions groupées comme générer les factures ou modifier les statuts.
Système de recherche
Le système de recherche permet de filtrer les bons de commande par client, service, payeur, période ou statut.
Il est donc facile de générer toutes les factures des bons de commande pour le mois dernier, en même temps.
Bons de commande
Les bons de commandes
Chaque service a un bon de commande différent pour correspondre à ses besoins.
Facturation
Facture
Liste des factures
La liste des factures présente la totalité des factures avec un système de recherche permettant de les filtrer selon certains critères : client, département, payeur, méthode de paiement, méthode d'envoi, période.
En sélectionnant plusieurs factures, il est possible de faire des actions groupées telles que :
- Modifier le statut
- Envoyer les factures par courriel (Envoie d'un seul coup à tous les clients qui ont un courriel valide)
- Imprimer les factures (un gros PDF regroupant les factures sélectionnées)
- Supprimer les factures
**Les noms des clients ont été masqués**
La facture
À l'intérieur d'une facture, il est possible de voir tous les détails :
- Nom du client
- Département
- Dates de facturation et d'échéance
- Montant de la facture et le solde à payer
- Statut de la facture
- Les détails
- Les paiements
- Les notes
Paiements et remboursements
Sur chaque facture il est possible de faire des paiements ou de faire des remboursements totaux ou partiels.
Stats et Logs
Statistiques
Statistiques
Notre système récolte les statistiques en temps réel et permet de sortir des fichiers PDF avec les graphiques des statistiques pour :
- Les clients
- Les bénévoles
- Les transports
- Les commandes de repas
- Les actions bénévoles
Stats et Logs
Logs des modifications
Notre page Logs des modifications permet de voir l'historique des modifications dans un dossier client, dossier bénévole ou de voir les actions effectuées par un employé, depuis la création du dossier ou pour une période choisie.
Administration
Gestion de l'intranet